Denně je rozesláno 107 miliard pracovních e-mailů. Jak toto číslo snížit?
Nejčastějším prostředkem pro vnitropodnikovou komunikaci zůstává již řadu let e-mail. V přehlcených schránkách se ale zaměstnanci začínají ztrácet a mnohdy přehlédnou i důležitou zprávu od nadřízeného. Firmy proto hledají efektivnější nástroje pro výměnu informací. Podle exkluzivního průzkumu americké společnosti Radicati Group v současnosti e-mail používají více než 2,5 miliardy lidí. Na ty připadá celkem přes 4 miliardy e-mailových účtů. Analytici předpokládají, že tato čísla dále porostou. V roce 2018 má existovat okolo 5,2 miliard účtů, které bude využívat 2,8 miliard uživatelů. Studie společnosti Radicati Group se zaměřuje také na počet zpráv u firemní sféry. Těch denně po světě koluje zhruba 107 miliard a analytici předpokládají meziroční růst zhruba o 7 %. Z šetření vyplývá, že v současnosti takzvaní „byznys uživatelé“ denně dostanou 85 e-mailů a 36 odešlou. A to studie nepočítá se spamy, které neprojdou přes e-mailový filtr. „Dle našich zkušeností tvoří ve středních a velkých podnicích více než polovinu e-mailů interní komunikace zaměstnanců. Většinou je elektronická pošta využívána nejen pro předávání informací, ale i mnoha dokumentů v přílohách a současně také pro zadávání úkolů. Souhrn informací, dokumentů a úkolů v e-mailových schránkách často převyšuje limit, který je schopen i nadprůměrný manažer efektivně obsáhnout. Pozorujeme nárůst poptávky po nástrojích, které mohou e-mail částečně nahradit,“ upozorňuje Lenka Uzun ze společnosti Servodata. E-mail není všemocný E-mail je podle odborníků v mnoha případech nezastupitelný, v rámci interní komunikace ale existuje řada momentů, kdy jej lze nahradit efektivnější alternativou. Mezi nejznámější aplikaci pro rychlou textovou, hlasovou a audiovizuální komunikaci patří nepochybně Skype, který nabízí také tvorbu konferenčních skupin. Pro podnikové řešení sjednocené komunikace je využíván také Microsoft Lync. Tato aplikace spojuje lidi kdekoliv v rámci každodenních pracovních aktivit, ať už právě využívají počítač, tablet nebo chytrý telefon. „Lync poskytuje prostřednictvím jediného klienta konzistentní funkce pro zasílání rychlých zpráv, hlasovou komunikaci, video nebo konference. Uživatelé Lyncu se mohou s kýmkoliv spojit i prostřednictvím služby Skype, což otevírá brány komunikace se stovkami milionů lidí na celém světě. Kromě vnitrofiremní komunikace je proto dobře využitelný i pro komunikaci s obchodními partnery nebo zákazníky,“ doplňuje Lenka Uzun ze společnosti Servodata. Dokumenty v příloze Velkým úskalím efektivní komunikace je předávání a sdílení dokumentů, které často putují v hromadných e-mailech a následně jsou ve schránce elektronické pošty složitou cestou po čase vyhledávány. Efektivnější řešení představují služby pro sdílení a správu dokumentů, včetně určování práv pro čtení a zápis mezi předem definovanými skupinami uživatelů. Mezi tyto nástroje patří léty prověřený Microsoft Sharepoint a relativně nový OneDrive (nástupce služby Skydrive), který nabízí praktické cloudové úložiště. Firma si OneDrive může nastavit tak, aby k jeho obsahu měli přístup příslušní pracovníci odkudkoliv, a to včetně svých chytrých telefonů. Odpadají tak starosti týkající se nedoručitelných e-mailů s velkými přílohami i špatně nastavenými spam filtry, které odstraní důležitý soubor. Díky propojení s aplikacemi MS Office Online může na OneDrive spolupracovat na různých projektech více lidí v reálném čase. K výhodám patří také jednoduché uživatelské rozhraní, které většina uživatelů intuitivně zná z prostředí Windows. Lidský faktor Často se stává, že i když mají uživatelé k dispozici další nástroje, dají přednost elektronické poště. V mnoha případech by bylo vhodnější uložit dokumenty na jedno místo, ke kterému mají přístup všichni členové týmu, a zároveň je toto místo přiřazeno ke konkrétnímu projektu. Obdobně není e-mail ideální pro zadávání vnitrofiremních úkolů, které je možné spravovat v rámci aplikací, kde lze úkoly prioritizovat, přiřazovat k nim datum a opatřit úkoly poznámkami i přiloženými dokumenty. Pro snížení počtu e-mailů a zvýšení efektivity komunikace zaměstnanců je proto nezbytné nastavit také pravidla komunikace uvnitř firmy a těmito pravidly se řídit. Sebelepší nástroje může vždy ovlivnit lidský faktor.
Kontakt
LESENSKY.CZ
Tým odborníků specializujících se na PR, média a marketing.
Veveří 114
61600, Brno
Telefon: +420 777 942 701
E-mail: info()lesensky.cz
http://www.lesensky.cz
Kontaktní manažer: Petr Lesenský
Email: pr()lesensky.cz
Telefon: +420774743800
Tiskové zprávy
Přehled zpráv
Vyhledávání
Kategorie
Automobilový průmysl
Banky, fondy, pojišťovny
Bižuterie, sklo, keramika
Cestovní ruch
Církev a náboženství
Daně a makroekonomika
Doprava, přeprava, skladování
Drogistické zboží
Dřevařský, papírenský průmysl
Ekologie a životní prostředí
Ekonomika
Elektrotechnický průmysl
Energetika
Erotický průmysl
Finance, burzy, obchod
Chemický průmysl
Informační technologie
Komunikační technika
Kosmetika a kadeřnictví
Kultura, umění
Kurýrní služby, zasilatelství
Letectví
Média a reklama
Móda a životní styl
Nábytek
Nadace, charitativní a humanitární organizace
Nemovitosti
Počítače a software
Policie, armáda
Politika, diplomacie
Potravinářský průmysl
Právní služby
Společnost
Sport
Stavební průmysl, architektura
Strojírenský průmysl
Školství, vzdělávání a věda
Technika, audio, video, foto
Textilní průmysl, oděvní a koedělný průmysl
Těžba a zpracování nerostů, hutnictví
Zábava a volný čas
Zahraniční politika, Evropská unie
Zaměstnání a kariéra
Zdraví, zdravotnictví a léčiva
Zemědělství
Ženské záležitosti